01Responsable del tratamiento

En adelante, «Vitaleia».

02¿Qué datos personales tratamos?

Vitaleia puede tratar diferentes categorías de datos personales en función de la relación que el usuario mantenga con la entidad.

Entre otros, pueden tratarse:

• datos identificativos, como nombre y apellidos;
• datos de contacto, como teléfono y correo electrónico;
• datos facilitados mediante formularios, redes sociales o canales de mensajería;
• datos relativos a solicitudes de información, citas y valoraciones;
• datos económicos, contractuales, de pago y facturación;
• comunicaciones mantenidas con Vitaleia;
• datos técnicos y de navegación;
• datos relacionados con el consumo de tabaco y hábitos asociados;
• datos psicológicos o relativos a la salud cuando sean necesarios para la valoración o prestación de los servicios;
• notas clínicas y de seguimiento elaboradas durante el proceso terapéutico;
• grabaciones de determinadas sesiones cuando exista la correspondiente autorización;
• datos de imagen, voz o experiencia personal cuando el interesado haya autorizado expresamente su utilización como testimonio.

Los datos relativos a la salud tienen la consideración de categorías especiales de datos personales y serán tratados aplicando las garantías reforzadas exigidas por la normativa.

03Finalidades y bases jurídicas

3.1Solicitudes de información y contacto

Cuando una persona contacte con Vitaleia mediante formularios, correo electrónico, teléfono, WhatsApp, redes sociales u otros canales, sus datos podrán utilizarse para:

• responder a su solicitud;
• proporcionarle información sobre los servicios;
• contactar con ella por los medios facilitados;
• gestionar las actuaciones necesarias para atender su petición.

La base jurídica será la aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado y, cuando corresponda, su consentimiento.

3.2Valoraciones y reserva de citas

Cuando el usuario solicite o reserve una valoración, Vitaleia podrá tratar sus datos para:

• gestionar la cita;
• confirmar, modificar o recordar la sesión;
• enviar información preparatoria relacionada con la valoración;
• contactar con el usuario en caso de no asistencia;
• realizar la valoración inicial de su caso.

En determinados formularios pueden solicitarse datos relacionados con hábitos de consumo o salud necesarios para realizar una valoración personalizada.

Los datos de salud facilitados para la valoración se tratan con base en el consentimiento explícito del interesado (art. 9.2.a RGPD), que se recaba en el propio formulario o antes de la valoración.

3.3Comunicaciones comerciales

Cuando el usuario lo haya autorizado, Vitaleia podrá utilizar sus datos para enviar información comercial, contenidos educativos, novedades, promociones o comunicaciones de reactivación relacionadas con sus servicios mediante:

• correo electrónico;
• WhatsApp;
• teléfono.

El consentimiento podrá retirarse en cualquier momento.

Las comunicaciones necesarias para gestionar una solicitud, cita, relación contractual o asistencial no se consideran comunicaciones comerciales y podrán enviarse mientras resulten necesarias para dicha finalidad.

3.4Prestación de los servicios contratados

Cuando una persona contrate un programa de Vitaleia, sus datos podrán ser tratados para:

• formalizar y gestionar la relación contractual;
• prestar el servicio contratado;
• realizar intervenciones psicológicas;
• efectuar el seguimiento terapéutico;
• gestionar sesiones individuales y grupales;
• mantener comunicaciones con el paciente;
• coordinar actuaciones asistenciales;
• gestionar incidencias, pagos y facturación;
• cumplir las obligaciones legales aplicables.

La base jurídica será la ejecución del contrato, el cumplimiento de obligaciones legales y, para el tratamiento de datos de salud, las bases previstas en el artículo 9 del RGPD que resulten aplicables, incluida la prestación de asistencia o tratamiento sanitario por profesionales sujetos al deber de secreto.

3.5Coordinación con profesionales médicos

Cuando resulte necesario para la asistencia del paciente, Vitaleia podrá comunicar los datos estrictamente necesarios a profesionales o centros sanitarios que intervengan en su atención.

Las actuaciones médicas incluidas en los programas son realizadas por profesionales de Creysade Puente Genil, S.L. (NICA 52536).

La comunicación se limitará a la información necesaria para la finalidad asistencial correspondiente.

Creysade actuará respecto de sus propios actos sanitarios conforme a las obligaciones que le correspondan como entidad sanitaria independiente.

3.6Sesiones y comunicaciones terapéuticas

Durante la prestación del servicio podrán utilizarse herramientas de comunicación como Slack, correo electrónico, videollamada u otros canales habilitados por Vitaleia.

El paciente puede facilitar a través de dichos canales información relacionada con su evolución o estado de salud.

Vitaleia limitará el acceso a la información clínica al personal autorizado que necesite conocerla para el desempeño de sus funciones.

3.7Grabaciones para formación o supervisión

Determinadas sesiones o videollamadas podrán grabarse para finalidades internas de formación o supervisión profesional cuando el paciente haya prestado previamente su consentimiento.

El consentimiento podrá quedar documentado mediante la propia grabación, siempre que el paciente haya sido informado previamente de su finalidad y manifieste de forma clara su aceptación antes de iniciar la grabación.

La negativa a autorizar la grabación no afectará a la prestación del servicio asistencial.

Las grabaciones realizadas para esta finalidad no se utilizarán con fines publicitarios ni como testimonios sin una autorización específica e independiente.

3.8Testimonios

Cuando una persona lo autorice expresamente, Vitaleia podrá utilizar su nombre, imagen, voz, experiencia y, cuando el contenido del testimonio pueda revelarla, información relativa a su salud para elaborar y difundir testimonios.

La autorización para el uso de testimonios será voluntaria, específica e independiente de la prestación asistencial, y la negativa a otorgarla no condicionará el acceso ni la continuidad del servicio.

Los testimonios podrán utilizarse en el sitio web, redes sociales, publicidad, correo electrónico y materiales comerciales o corporativos, dentro del alcance autorizado por el interesado.

La autorización podrá retirarse en cualquier momento respecto de usos futuros.

3.9Redes sociales y Meta Lead Ads

Vitaleia puede recibir datos de personas que contacten o soliciten información mediante Facebook, Instagram, Messenger u otras plataformas.

Cuando el interesado complete formularios instantáneos de Meta, los datos facilitados podrán incorporarse a los sistemas de Vitaleia para atender la solicitud y realizar el seguimiento correspondiente.

El tratamiento realizado por Meta en sus propias plataformas se regirá además por sus propias condiciones y políticas.

3.10Asistentes virtuales y sistemas automatizados

Vitaleia puede utilizar asistentes virtuales o herramientas automatizadas para:

• proporcionar información inicial;
• atender consultas básicas;
• gestionar citas;
• realizar determinadas comunicaciones con leads o usuarios.

Estos sistemas pueden operar mediante WhatsApp, Messenger o Instagram.

No están destinados a acceder a notas clínicas ni a adoptar decisiones médicas o psicológicas automatizadas.

Cuando el usuario interactúe directamente con un sistema de inteligencia artificial, será informado de dicha circunstancia cuando resulte legalmente exigible.

3.11Gestión de pagos

Los datos necesarios para gestionar el pago podrán ser tratados mediante las plataformas elegidas por el usuario.

Actualmente Vitaleia puede utilizar, entre otras:

• Stripe;
• PayPal;
• Hotmart;
• BBVA mediante TPV virtual;
• Klarna;
• Scalapay;
• Sequra;
• transferencia bancaria.

Estas entidades pueden tratar determinados datos como responsables independientes conforme a sus propias condiciones y políticas.

Vitaleia no almacena los datos completos de tarjetas bancarias cuando el pago es gestionado directamente por dichas plataformas.

3.12Selección de personal

Cuando una persona remita voluntariamente su currículum o candidatura, los datos serán utilizados para valorar su participación en procesos de selección presentes o futuros.

La base jurídica será la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el candidato y, cuando proceda, su consentimiento.

04Procedencia de los datos

Los datos pueden proceder:

• directamente del interesado;
• de formularios de vitaleia.com;
• de formularios gestionados mediante GoHighLevel / LeadConnector;
• de Meta Lead Ads;
• de comunicaciones por email, WhatsApp, Messenger o Instagram;
• de llamadas telefónicas;
• de plataformas de pago;
• de profesionales sanitarios que intervengan en el proceso cuando exista base jurídica para ello.

05Proveedores y destinatarios

Para el desarrollo de su actividad, Vitaleia puede utilizar proveedores tecnológicos y profesionales que traten datos personales por cuenta de Vitaleia o, cuando corresponda, como responsables independientes.

Entre ellos pueden encontrarse proveedores de:

• CRM, formularios, calendarios y automatizaciones;
• mensajería y comunicaciones;
• videollamadas;
• asistentes virtuales basados en inteligencia artificial;
• alojamiento, seguridad e infraestructura tecnológica;
• servicios publicitarios y analíticos;
• medios de pago y financiación;
• asistencia sanitaria y coordinación médica.

Cuando los proveedores actúen como encargados del tratamiento, tratarán los datos conforme a las instrucciones de Vitaleia y a las obligaciones establecidas por la normativa aplicable.

También podrán comunicarse datos a Administraciones Públicas, autoridades, órganos judiciales u otros terceros cuando exista una obligación legal o una base jurídica que lo permita.

06Acceso a datos clínicos

El acceso a los datos clínicos y a la información asistencial está restringido a las personas autorizadas que necesiten conocer dicha información para la prestación, gestión o supervisión de la asistencia correspondiente.

Vitaleia aplica criterios de acceso limitado y confidencialidad para evitar que personal ajeno a la atención asistencial acceda innecesariamente a información clínica.

Cuando resulte necesaria la coordinación con profesionales o centros sanitarios externos, solo se comunicarán los datos estrictamente necesarios para la finalidad asistencial correspondiente.

07Plazos de conservación

Solicitudes de información y leads

Los datos necesarios para atender una solicitud se conservarán durante el tiempo necesario para gestionarla.

Cuando el interesado haya consentido recibir comunicaciones comerciales, sus datos podrán utilizarse con dicha finalidad durante un máximo de 2 años, salvo que retire antes su consentimiento.

Finalizado dicho periodo, los datos serán eliminados o anonimizados para esa finalidad, salvo que exista otra base jurídica que justifique su conservación.

Pacientes y documentación clínica

La documentación clínica se conservará durante los plazos exigidos por la normativa aplicable.

Con carácter general, la normativa estatal establece un plazo mínimo de cinco años desde el alta de cada proceso asistencial. La normativa gallega establece además la conservación indefinida de determinados documentos clínicos y un plazo mínimo de cinco años para el resto de la información clínica.

Grabaciones de sesiones

Las grabaciones realizadas con fines de formación o supervisión se conservarán durante el tiempo necesario para dicha finalidad y se suprimirán una vez cumplida o, en cualquier caso, cuando el paciente retire su consentimiento.

Datos contractuales, contables y fiscales

Los datos relacionados con contratos, facturación y pagos se conservarán durante los plazos establecidos por la normativa mercantil, fiscal y demás normativa aplicable.

Candidaturas

Los datos de candidaturas espontáneas podrán conservarse durante un máximo de un año, salvo que el candidato autorice un plazo diferente.

Testimonios

Los datos utilizados para testimonios podrán conservarse mientras permanezca vigente la autorización otorgada.

La retirada de la autorización impedirá nuevos usos futuros, sin perjuicio de las publicaciones o materiales ya difundidos cuya retirada completa pueda no resultar técnica o jurídicamente posible.

08Transferencias internacionales de datos

Algunos proveedores tecnológicos utilizados por Vitaleia pueden estar establecidos o disponer de infraestructura fuera del Espacio Económico Europeo.

Cuando exista una transferencia internacional de datos, esta se realizará únicamente cuando exista una decisión de adecuación aplicable, como el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para las entidades adheridas, o mediante alguna de las garantías previstas en el RGPD, como las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.

Vitaleia utilizará proveedores que ofrezcan garantías adecuadas conforme a la normativa aplicable.

09Comunicaciones comerciales

Vitaleia no enviará comunicaciones promocionales electrónicas a personas que no las hayan solicitado o autorizado cuando sea legalmente exigible dicho consentimiento.

Cuando exista una relación contractual previa, podrán aplicarse las excepciones previstas legalmente para comunicaciones sobre productos o servicios propios similares, siempre respetando el derecho de oposición del destinatario.

El usuario podrá retirar su consentimiento u oponerse a estas comunicaciones en cualquier momento mediante los mecanismos incluidos en cada comunicación o escribiendo a [email protected].

10Derechos de las personas interesadas

El interesado puede ejercer, cuando proceda, los siguientes derechos:

• acceso;
• rectificación;
• supresión;
• oposición;
• limitación del tratamiento;
• portabilidad;
• retirada del consentimiento.

La retirada del consentimiento no afectará a la licitud de los tratamientos realizados con anterioridad.

Para ejercer sus derechos puede escribir a [email protected].

Vitaleia podrá solicitar información necesaria para verificar la identidad del solicitante cuando existan dudas razonables.

Asimismo, el interesado tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si considera que el tratamiento de sus datos personales vulnera la normativa aplicable.

11Seguridad de la información

Vitaleia aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas destinadas a proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, destrucción o divulgación indebida.

Estas medidas incluyen controles de acceso, mecanismos de autenticación y restricciones específicas sobre el acceso a información clínica.

12Menores de edad

Los servicios de Vitaleia están dirigidos a mayores de 18 años.

Cuando Vitaleia tenga conocimiento de que una persona menor de edad ha facilitado datos a través de formularios destinados a adultos, podrá cancelar la solicitud y eliminar dichos datos, salvo que exista una obligación legal que justifique su conservación.

13Modificaciones de la Política de Privacidad

Vitaleia podrá actualizar esta Política de Privacidad para adaptarla a cambios normativos, técnicos, organizativos o relacionados con los servicios prestados.

La versión vigente será la publicada en el sitio web en cada momento.